Fördermittel-
Controlling.

So entsteht euer Antrag – und später das Budget.

Bevor eine Förderung beginnt, müsst ihr wissen, wofür ihr Geld braucht. In VeltoCare Flex baut ihr diese Planung Schritt für Schritt auf. Alle Angaben gehören zu einer Kostenstelle und einem Förderzeitraum.

1. Den Förderzeitraum anlegen.

   Ihr legt fest, wann die Förderung beginnt und endet und wer sie finanziert. Der Zeitraum verbindet später eure Planung, die Bewilligung und den Finanznachweis.

2. Die Personalkosten planen.

   Ihr erfasst die Stellen, die ihr für eure Arbeit benötigt. Arbeitszeit, Vergütung und weitere Kostenbestandteile ergeben die voraussichtlichen Personalkosten. Die Kalkulation berücksichtigt die Monate, in denen die Person im Projekt arbeitet.

3. Sachkosten und Finanzierung ergänzen.

   Danach plant ihr zum Beispiel Miete und Material. Auch Investitionen und weitere Einnahmen haben einen eigenen Platz. Die Beträge beziehen sich auf den gesamten Förderzeitraum. Wenn ein Bereich nicht gebraucht wird, haltet ihr das ausdrücklich fest.

4. Den Antrag prüfen und festhalten.

   In der gemeinsamen Übersicht prüft ihr, ob die Angaben vollständig sind und die Summen stimmen. Beim Abschluss wird eure Gesamtplanung als eigene Fassung festgehalten. Ihr könnt sie als PDF oder Excel-Datei ausgeben. Den Antrag reicht ihr selbst beim Fördergeber ein.

5. Die Bewilligung eintragen.

   Sobald der Bescheid vorliegt, erfasst ihr das Bescheiddatum und die tatsächlich bewilligten Beträge. Diese können von eurem Antrag abweichen. Aus der abgeschlossenen Bewilligung entsteht das Budget, mit dem ihr im Förderzeitraum arbeiten könnt.

Was ihr damit gewinnt: Ihr könnt später unterscheiden, was ihr beantragt habt und was tatsächlich bewilligt wurde.

Wie Gehalt und Arbeitszeit die Personalkosten verändern.

Eine Stelle kostet mehr als das ausgezahlte Gehalt. Zur Planung gehören auch die hinterlegten Arbeitgeberanteile, Zulagen und weitere Bestandteile. VeltoCare Flex berechnet daraus die Kosten je Person und Monat.

1. Die bestehende Kalkulation ansehen.

   Ihr öffnet die Personalkosten und wählt die passende Stelle. Prüft zuerst die Arbeitszeit, die Vergütung und den Zeitraum. So habt ihr einen Ausgangswert für euren Vergleich.

2. Die Vergütung ändern.

   In der Kalkulation passt ihr das Gehalt an. Die Zusammenfassung zeigt die daraus berechneten monatlichen und jährlichen Kosten. Ihr könnt das Ergebnis prüfen, bevor ihr eine Änderung übernehmt.

3. Die Stunden im passenden Monat anpassen.

   Im Personal-Zeitstrahl wählt ihr den Monat, für den ihr die Arbeitszeit ändern möchtet. Bei einer regulären Teilzeitstelle tragt ihr die Wochenstunden auf dieser Kostenstelle ein. Die Änderung gilt für diesen einen Monat. Weitere Monate passt ihr einzeln an. Nach dem Speichern werden die berechneten Werte neu geladen.

4. Die Auswirkungen vergleichen.

   Schaut auf die Kosten des geänderten Monats und auf die Summe für den ausgewählten Zeitraum. Unter „Kosten im Detail“ könnt ihr die Berechnung genauer ansehen. So wird sichtbar, welche finanziellen Folgen eure Personalentscheidung hat.

Die Beschäftigungsart zählt: Bei Honorarkräften plant ihr Stunden pro Monat. Bei einem Minijob mit festem Monatsverdienst verändert eine reine Stundenänderung die Kosten nicht. Das gezeigte Beispiel verwendet deshalb eine reguläre Stelle.

Von der Bankdatei zur zugeordneten Buchung.

Einnahmen und Ausgaben könnt ihr selbst erfassen oder aus einer Bankdatei importieren. Die manuelle Erfassung eignet sich für einzelne Vorgänge. Beim Import übernehmt ihr mehrere Bankumsätze auf einmal. Anschließend legt ihr fest, zu welcher Kostenstelle und Kostenart die einzelnen Positionen gehören. Rechnungen könnt ihr zusätzlich als Belege mit euren Buchungen verbinden.

1. Die Bankdatei auswählen.

   Exportiert die Umsätze aus eurem Onlinebanking als CSV-Datei. Öffnet in VeltoCare Flex „Umsätze importieren“ und wählt die Datei aus. Der Import unterstützt CSV- und TXT-Dateien. Ein Kontoauszug als PDF oder eine Excel-Arbeitsmappe gehört nicht in diesen Import.

2. Die Vorschau kontrollieren.

   Prüft, ob Datum, Betrag und Verwendungszweck richtig erkannt wurden. Die Vorschau zeigt einige Zeilen aus eurer Datei. Bei Bedarf korrigiert ihr die Zuordnung der Spalten. Achtet auch auf das Datumsformat sowie auf positive Einnahmen und negative Ausgaben. Wenn die Angaben stimmen, bestätigt ihr die Vorschau. Falls das Dateiformat neu ist, vergibt euer Admin anschließend einen Namen für das Importprofil. So kann VeltoCare Flex dieselbe Spaltenzuordnung beim nächsten Import wiederverwenden. Danach startet ihr den Import.

3. Die importierten Positionen zuordnen.

   Geht die Bankumsätze durch. Wählt für eine Position die passende Kostenstelle und Kostenart und klickt auf „Zuordnen“. Die Kostenstelle beschreibt, zu welchem Bereich der Vorgang gehört. Die Kostenart beschreibt, wofür das Geld eingegangen ist oder ausgegeben wurde. Das Buchungsdatum bestimmt den zeitlichen Bezug. Wiederholt die Zuordnung für die weiteren Positionen.

4. Das gespeicherte Ergebnis prüfen.

   Wenn nur offene Positionen angezeigt werden, verschwindet eine erfolgreich zugeordnete Zeile aus dieser Ansicht. Über den Statusfilter „Alle“ könnt ihr sie wiedersehen. Kontrolliert danach die entstandenen Buchungen. Stimmen Betrag, Datum, Kostenstelle und Kostenart? Erst mit der bestätigten Zuordnung ist der Bankumsatz fachlich eingeordnet. So werden aus den Angaben der Bank die Buchungen, mit denen ihr in VeltoCare Flex weiterarbeitet.

5. Rechnungen ergänzen und verknüpfen.

   Mit der Pro-Edition könnt ihr zusätzlich Rechnungsdateien hochladen. Öffnet bei der passenden Buchung die Belegzuordnung und wählt „Neuen Beleg hochladen“. Nach einem erfolgreichen Upload wird die Datei mit dieser Buchung verknüpft. Liegt die Rechnung bereits in der Belegablage, könnt ihr stattdessen den vorhandenen Beleg auswählen und zuordnen.

6. Den Beleg wieder öffnen.

   Über „Anzeigen“ erreicht ihr die verknüpfte Rechnung direkt aus der Buchung. Ihr könnt dadurch später schnell prüfen, welcher Beleg zu einer Einnahme oder Ausgabe gehört.

Die drei Schritte gehören zusammen: Die Bankdatei liefert die Umsätze. Mit Kostenstelle und Kostenart ordnet ihr sie fachlich ein. Die verknüpfte Rechnung dokumentiert den einzelnen Vorgang.

Die Zahlen verstehen und Erwartungen rechtzeitig anpassen.

Die Jahreshochrechnung beantwortet eine praktische Frage: Wo werdet ihr am Ende des Förderzeitraums voraussichtlich stehen? Dafür verbindet sie tatsächliche Werte mit euren Erwartungen für die noch kommenden Monate.

Ist

Die bereits erfassten tatsächlichen Beträge. Der Ist-Datenstand legt fest, bis zu welchem Monat und Jahr diese Werte für die Hochrechnung als vollständig gelten.

Plan

Die geplanten Einnahmen und Ausgaben. Für zukünftige Monate arbeitet die Hochrechnung mit den hinterlegten Erwartungen. Diese können nach der Bewilligung aus dem Budget übernommen und später angepasst werden.

Budget

Der bewilligte finanzielle Rahmen. Für einen sinnvollen Vergleich betrachtet ihr Budget und Hochrechnung immer für dieselben Monate.

Hochrechnung

Die Ist-Werte bis zum gewählten Datenstand plus die erwarteten Werte der folgenden Monate. Ohne Ist-Datenstand werden für den gesamten Zeitraum die hinterlegten Erwartungen verwendet.

Abweichung

Der Unterschied zwischen Hochrechnung und Budget. Ein positiver Wert ist günstig: Bei Ausgaben liegt die Hochrechnung unter dem Budget, bei Einnahmen darüber. Ein negativer Wert zeigt die umgekehrte Situation.

1. Zeitraum und Datenstand prüfen.

   Wählt den gesamten Förderzeitraum oder einen kleineren Ausschnitt. Prüft, bis zu welchem Monat eure tatsächlichen Werte vollständig erfasst sind. Erst mit diesem Zusammenhang lassen sich die Zahlen richtig einordnen.

2. Eine Erwartung ändern.

   Über „Planung anpassen“ bearbeitet ihr einen zukünftigen Monatsbetrag, zum Beispiel für Material. Beim Verlassen des Feldes wird die Eingabe gespeichert. Mit „Fertig“ beendet ihr die Bearbeitung.

3. Das neue Ergebnis ansehen.

   Die Hochrechnung und die Abweichung werden neu berechnet. So seht ihr direkt, was die geänderte Erwartung für den gewählten Zeitraum bedeutet. Personalkosten ändert ihr im Bereich Personal.

Der bewilligte Rahmen bleibt bestehen: Ihr ändert hier die Erwartung für den weiteren Verlauf. Das festgelegte Budget und die ursprüngliche Antragsfassung werden dadurch nicht überschrieben.

Vom geprüften Zahlungsstand zur fertigen Exportdatei.

Der Finanznachweis stellt die ausgewählten Ist-Buchungen eines Förderzeitraums zusammen. Ihr müsst die Beträge also nicht noch einmal in einer getrennten Liste erfassen. Vor der Einreichung prüft ihr, ob alle ausgewählten Buchungen und ihr Zahlungsstand richtig sind.

1. Förderzeitraum und Buchungen prüfen.

   Wählt den passenden Förderzeitraum. In der Buchungsliste prüft ihr, welche Buchungen in den Nachweis gehören. Ein gesetzter Haken bedeutet, dass die Buchung berücksichtigt wird. Kontrolliert besonders Einträge, deren Zahlung noch offen ist.

2. Mit Filtern gezielt kontrollieren.

   Sucht bei Bedarf nach einzelnen Zahlungen oder Kostenarten. Der Filter ändert nur die sichtbare Liste. Die Summen und die Exportdatei berücksichtigen weiterhin alle ausgewählten Buchungen des Förderzeitraums.

3. Den Nachweis herunterladen.

   Im nächsten Schritt wählt ihr Excel oder PDF. Die Datei enthält die ausgewählten Ist-Buchungen. Auch eine Buchung mit der Kennzeichnung „Zahlung offen“ kann darin enthalten sein. Der Export weist auf solche Einträge hin. Reine Planwerte gehören nicht in diesen Nachweis.

4. Die fertige Datei öffnen.

   Kontrolliert den Zeitraum, die Kostenarten und die Summen in der heruntergeladenen Datei. Genau diesen Blick auf das Exportergebnis zeigt der Film. Die Datei könnt ihr anschließend außerhalb der Anwendung an den Fördergeber weitergeben.

5. Die erfolgte Einreichung dokumentieren.

   Erst nachdem ihr den Nachweis tatsächlich eingereicht habt, vermerkt ihr das Datum im dritten Schritt. Der Vermerk ersetzt nicht die Übermittlung an den Fördergeber.

Vorschau und Nachweis unterscheiden: Ein zusätzlicher Entwurf aus Hochrechnungswerten ist für eure interne Vorschau gedacht. Der Finanznachweis beruht auf den ausgewählten Ist-Buchungen. Prüft den Zahlungsstand dieser Buchungen vor der Einreichung.